Você acha necessário administrar 100% de todas as suas tarefas? Ou seria melhor poupar esforços para focar naquilo que realmente está alinhado com suas metas e objetivos de vida?
A matriz de desempenho pode te ajudar a fazer isso. Ela foi criada por Dwight D. Eisenhower e é dividida em dois eixos, no eixo y, vertical, está a importância e no eixo horizontal, x, está a urgência.
Matriz de Importância X Urgência
Antes de definir cada quadrante da matriz, vamos alinhar dois conceitos:
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Importância: tarefas que não possuem prazo, mas que estão alinhadas com nossos objetivos
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Urgência: algo que possui prazo e, se não efetuado, causará algum problema imediato. Nem sempre estão alinhados com nossos objetivos.
Eisenhower identificou quatro quadrantes da matriz:
Quadrante 1: tarefas importantes e urgentes. Aqui entram imprevistos e problemas que não foram resolvidos com antecedência nos quadrantes anteriores.
Quadrante 2: tarefas importantes mas não urgentes. Aqui estão as tarefas mais alinhadas com o seu propósito, o seu objetivo. É ideal que você passe mais tempo aqui do que em qualquer outro quadrante. Resolver tarefas aqui também evita que elas passem para o próximo quadrante.
Quadrante 3: tarefas que não são urgentes, nem importantes e podem ser delegadas ou mesmo eliminadas
Quadrante 4: tarefas que não são importantes, mas são urgentes. Atividades da rotina do dia a dia que devem ser revisadas e possivelmente delegadas à outra pessoa.
Ao alocar de forma adequada as suas tarefas nos quadrantes, é possível revisar cuidadosamente aquilo que está de acordo com o que você almeja e dedicar o seu tempo a isso.
Kanban Pessoal
Se aparecer um projeto novo que você gostaria muito de assumir, você sabe de imediato quando conseguirá entregar ou quais outras atividades você terá que remanejar e para quando?
Para que você consiga organizar melhor o seu tempo, é possível aplicar uma ferramenta japonesa, adaptada para a organização das tarefas, de forma a facilitar a sua visualização.
No modo kanban de produção, os murais normalmente são divididos em três partes: para fazer (to do), fazendo (doing) e feito (done).
Cada cartão precisa apresentar dados mínimos sobre cada atividade a ser desempenhada:
- O que é necessário fazer;
- O prazo para conclusão,
- O responsável por promover a atividade.
Tem um vídeo muito legal no Youtube da CAGI Consultoria. Deixamos o link aqui para que veja a explicação da Professora Giovana Gavioli: https://www.youtube.com/watch?v=HVyip7ZVdX0
Conte pra gente o que achou do vídeo e de que outras formas você organiza o seu tempo.
Texto: Cagi Consultoria
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